Know-how - Das Einmaleins der Förderwelt

Ist ein mit öffentlichen Mitteln finanziertes Vorhaben abgeschlossen, steht dem Unternehmer noch ein letzter Schritt bevor. Denn am Ende einer jeden Förderung bedarf es eines sogenannten Verwendungsnachweises, der belegt, dass die beantragten Gelder tatsächlich wie geplant eingesetzt wurden.

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Gehört ans Ende einer jeden Förderung: der Verwendungsnachweis.

Dahinter steckt ein simpler Grund: die Vermeidung von Subventionsbetrug. Banken und Vergabestellen wollen auf diese Weise bestätigt wissen, dass die Gelder nicht zweckentfremdet und für andere Anschaffungen verwendet wurden. Nicht umsonst ist Subventionsbetrug gemäß § 264 StGB in Verbindung mit § 1 SubvG strafbar und kann sogar mit mehreren Jahren Freiheitsstrafe geahndet werden.

Formen des Verwendungsnachweises

Ein einfacher Verwendungsnachweis besteht aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis. Er reicht in der Regel dann aus, wenn aufgrund besonderer Umstände die zweckentsprechende Verwendung der Zuwendung auch ohne Belege nachgeprüft werden kann.

Meist verlangen Banken oder Vergabestellen jedoch einen Regelnachweis. Hier müssen zusätzlich die Originalbelege mit Zahlungsnachweis und etwaige Verträge über die Vergabe von Aufträgen eingereicht werden. 

Aufbau des Verwendungsnachweises

Der Sachbericht enthält eine detaillierte Darstellung der Durchführung der Arbeiten oder Aufgaben. Er soll dem Prüfer einen Einblick in das abgerechnete Vorhaben liefern und die Erfolge und Auswirkungen der getätigten Investition darstellen.

Im zahlenmäßigen Nachweis werden die verschiedenen Einzelmaßnahmen chronologisch aufgelistet. Er umfasst alle Einnahmen und Ausgaben des Zuwendungsempfängers im Zusammenhang mit dem geförderten Projekt. Der Nachvollziehbarkeit halber empfiehlt sich eine dem Finanzierungsplan entsprechende Gliederung mit Angaben zum Tag der Zahlung, dem Namen des Einzahlers bzw. Empfängers, dem Grund der Zahlung, der Belegnummer und dem Einzelbetrag der jeweiligen Zahlung.

Fordert die Bank oder Vergabestelle zusätzlich die Originalbelege an, sollte auf die Möglichkeit der einfachen Zuordnung geachtet werden. Alle Belege erfordern ein eindeutiges Zuordnungsmerkmal zur geförderten Maßnahme. Die im zahlenmäßigen Nachweis aufgeführte Belegnummer muss daher mit der Nummer auf der entsprechenden Rechnung oder Quittung übereinstimmen. Außerdem müssen die Belege die im Geschäftsverkehr üblichen Angaben und Anlagen aufweisen, die Ausgabebelege insbesondere den Zahlungsempfänger, Grund und Tag der Zahlung, den Zahlungsbeweis und bei Gegenständen den Verwendungszweck.

Darüber hinaus muss zu jedem Verwendungsnachweis eine vom Kreditnehmer unterschriebene Erklärung hinzugefügt werden, die bestätigt, dass die eingereichten Belege mit dem Vorhaben in Verbindung stehen und die Daten der Bezahlung korrekt sind.

Prüfungsablauf

Im Anschluss prüft die Bank (z.B. bei Förderdarlehen) oder Vergabestelle (z.B. bei Subventionen oder Zuschüssen) die eingereichten Unterlagen und gleicht sie mit den Zahlungsabrufen ab. Stimmt die Summe überein, ist damit der Nachweis und dessen Prüfung abgeschlossen.

Stellt sich jedoch heraus, dass der Antragsteller die Mittel fälschlicherweise erhalten oder gar falsche Angaben bei der Beantragung gemacht hat, kann das kreditgewährende Institut die Rückerstattung aller gewährten Leistungen verlangen. In diesem Fall muss der Antragsteller die Kosten für die getätigte Investition selbst tragen und der Bank bzw. Vergabestelle die erhaltenen Gelder zurückzahlen.

Bei Subventionsbetrug ist sogar mit einer Geldstrafe oder einer Freiheitsstrafe zu rechnen.

Fristen

In welchem Zeitraum der Verwendungsnachweis erbracht werden muss, legen die Banken oder Vergabestellen fest. Hier gibt es keine einheitliche Vorgabe. Die Frist kann je nach Programm mehrere Wochen oder auch Monate betragen.